congres congresorganisatie zakelijk congresbureau

Een goede opkomst is natuurlijk van belang voor iedere bijeenkomst. Hoe kunt u mensen zo ver krijgen, om uit het brede aanbod van bijeenkomsten, juist uw bijeenkomst te kiezen? Hoe benadert u uw potentiele deelnemers?

Dit is natuurlijk afhankelijk van de doelgroep. Hoe goed kent u de doelgroep, hoe groot is deze doelgroep en welke informatie heeft u tot uw beschikking? We versturen allemaal save the dates en uitnodigingen, maar waar kunnen we op letten en om net dat verschil te maken?

Keep it personal!
Noem mensen bij hun naam in de aanhef en gebruik zo veel mogelijk persoonlijke (e-)mailadressen. Een uitnodiging krijgt meer aandacht, wanneer deze afkomstig is van een bekende relatie of een expert binnen een vakgebied. Laat de afzender vertellen waarom de bijeenkomst juist voor deze persoon interessant is. Hoe persoonlijker de uitnodiging, des te overtuigender de boodschap.

Houd het klein
Uiteraard moet alle belangrijke informatie in de uitnodiging staan. Maar houd het kort (maximaal één A4) en gebruik korte zinnen, om de uitnodiging makkelijk leesbaar te maken. De meeste mensen haken af als ze te veel moeten lezen. Voeg daarnaast zo min mogelijk bijlagen toe aan een e-mailing. Dit vergroot de kans dat een uitnodiging als spam gemarkeerd wordt. Gebruik liever links die verwijzen naar websites of documenten die men direct kan downloaden.

Maak het aantrekkelijk
De uitnodiging wordt een stuk dynamischer, door het gebruik van foto’s, plaatjes of ander beeldmateriaal. Door de sfeer al zo veel mogelijk uit te dragen, wordt een bijeenkomst steeds aantrekkelijker. Dit kan bijvoorbeeld ook door een quote met een persoonlijke positieve ervaring (van de vorige editie) in de uitnodiging op te nemen.

Maak het makkelijk
Deelnemers moeten zich in één oogopslag, makkelijk en snel kunnen aanmelden. Dit begint bijvoorbeeld door in de uitnodiging, te linken naar het online inschrijfformulier. U kunt er zelfs voor zorgen dat de persoons- en adresgegevens automatisch worden ingevoerd. Zijn er meerdere doelgroepen met verschillende deelnametarieven of subsessies? Dan is het ook mogelijk om alleen de tarieven / subsessies te tonen, die voor die doelgroep toepassing zijn. Hoe makkelijker de registratie, des te meer response.

Denk aan de tijd
Dit klinkt heel logisch, maar is soms lastig te realiseren: begin op tijd met het versturen van de uitnodiging of stuur eerst een save the date. Zelfs het meest interessante programma kan niet op tegen een volle agenda.

Beschikbare informatie, middelen en tijd spelen uiteraard een belangrijke rol in het uitnodigingstraject. Toch loont het om even stil te staan bij de diverse mogelijkheden, om een uitnodiging beter te maken. Uiteraard denkt Cygnea graag met u mee!

Gepubliceerd op: 26 september 2016

Terug naar nieuws