Congrestechniek techniek Live stream online video

In 2017 kunnen we er niet omheen: er wordt meer en meer gebruik gemaakt van online video. In de evenementenbranche zien we het gebruik van live streams, vlogs en aftermovies toenemen. Ook bij congressen en andere zakelijke bijeenkomsten komt dit steeds vaker voor. Om uw zakelijke doelgroep bij uw congres of merk te betrekken, is waardevolle content in uw online video heel belangrijk. Zo zijn er verschillende manieren om video met een zakelijk / informatief karakter in te zetten voor uw bijeenkomst. Afhankelijk van uw doelstellingen, kunt u bepalen welke vorm(en) voor u relevant zijn.

Videoregistratie
Voorafgaand aan het congres kunt u opnames maken van bijvoorbeeld een paneldiscussie of leg tijdens uw bijeenkomst presentaties vast, zodat u de beelden achteraf beschikbaar kunt stellen. Het voordeel van videoregistratie is dat u de beelden op elk gewenst moment in kunt zetten: als spin off na uw bijeenkomst, via Social Media, op uw website of voor e-learning programma’s. U heeft alle vrijheid om de beelden te bewerken en aantrekkelijker te maken. Het beeldmateriaal kan opgeknipt worden in kleine kortere filmpjes per onderwerp, zodat de kijker achteraf makkelijk de voor hem / haar relevante informatie tot zich kan nemen.

Live streaming
Een (internationale) spreker die niet in de gelegenheid is om op locatie aanwezig te zijn? Een (internationaal) congres dat op meerdere locaties tegelijk plaats vindt? Door middel van live streaming kan een spreker overal tegelijk zijn. De videobeelden zijn doorgaans van hoge kwaliteit en worden live, desgewenst beveiligd met een wachtwoord, gedeeld. Geïnteresseerden die niet aanwezig zijn, kunt u alsnog op actuele wijze bij uw bijeenkomst betrekken. Door naast de spreker, ook de slides live af te beelden, idealiter in combinatie met software zoals office remote (t.b.v. het digitaal aanwijzen van slides), is de inhoud voor iedereen makkelijk te volgen.

Video conference
Het voordeel van video conference is de mogelijkheid van tweezijdige communicatie. Deelnemers kunnen vanaf verschillende locaties met elkaar in discussie of na een voordracht vragen stellen aan de spreker. Zorg naast een moderator per locatie voor één hoofdmoderator, om de vragen / discussie te coördineren. Bij discussievoering vanaf meer dan 2 locaties, blijkt een stemsysteem vaak ook een waardevolle ondersteuning. Daarnaast is het raadzaam om bij voordrachten en presentaties, video conference toe te passen in combinatie met een live stream, voor een zo hoog mogelijke kwaliteit van beeld en geluid.

Welke vorm van online video u ook inzet, een goed plan van aanpak is altijd belangrijk. Wat is bijvoorbeeld het scenario als de internetverbinding ineens weg valt? Een goede internet verbinding is natuurlijk van cruciaal belang. Zorg dat deze, het liefst al voor het vaststellen van de locatie, getest is. Bepaal hoe u het beeldmateriaal zo aantrekkelijk en dynamisch mogelijk gaat maken. U kunt meerdere camera’s inzetten, om het beeld vanaf verschillende invalshoeken vast te leggen en / of de beelden achteraf laten editen.
Geeft een spreker vanaf een externe locatie, bijvoorbeeld zijn kantoor, een voordracht? Vergeet zijn / haar technische begeleiding niet. Denk hierbij aan het inzetten van de benodigde technische middelen, het zorgen voor zo min mogelijk afleiding en af en toe een subtiele reminder om in de camera te kijken. Door de spreker zo veel mogelijk te ontzorgen en te helpen bent u verzekerd van kwalitatief beeldmateriaal.

Veel organisaties zien ook een risico: door online video kan het voor bezoekers minder relevant worden om fysiek bij het congres aanwezig te zijn. Een terechte overweging, maar zeker niet per definitie de waarheid, denk bijvoorbeeld aan de TEDx events. Dat we steeds minder tijd hebben en steeds meer informatie online vergaren is een trend waar we niet omheen kunnen. Door de inzet van online video kunt u een grotere doelgroep bereiken en bij uw congres / merk betrekken. Dit kan juist leiden tot een grote behoefte om uw congres “in levende lijve” te ervaren.

Terug naar nieuws