De return on investment van een congres meten, blijkt voor organisaties vaak een uitdaging. Bij een bijeenkomst waarbij het draait om meer “bestellingen of verkopen genereren”, is de ROI relatief eenvoudig te meten. Maar vaak zijn harde verkoopcijfers niet de directe doelstelling van een bijeenkomst. U wilt een gedragsverandering teweeg brengen, mensen informeren of met elkaar in contact brengen. Om de ROI van dergelijke congressen te kunnen meten is waardevolle data van groot belang.

Uw doelstelling: in veel gevallen willen we onze doelgroep iets leren, bijvoorbeeld bepaalde vaardigheden of het opdoen van nieuwe relaties. Maar hoe heeft uw organisatie daar uiteindelijk baat bij? U wilt misschien uw marktpositie versterken, door meer belangrijke partijen aan u te binden of nieuwe ontwikkelingen teweeg te brengen. Of bijvoorbeeld de kwaliteit binnen uw sector verhogen, door uw doelgroep bij te scholen.
Uw congres draagt bij aan die doelstellingen door mensen met elkaar in contact te brengen, samenwerkingen tot stand te laten komen en te ondersteunen, discussies los te maken en kennis te vergoten. De impact van uw congres, is uiteindelijk een belangrijke pijler om uw ROI meten, bijvoorbeeld:

Het aantal nieuwe connecties of ideeën
Hoe meer data u verzamelt tijdens uw bijeenkomst, des te beter kunt u de impact van uw congres vaststellen en uiteindelijk ook meer waardevolle informatie uit deze gegevens halen. Een congres app kan u helpen met het verzamelen van deze data, bijvoorbeeld door het vastleggen van het aantal gemaakte connecties en chats. Daarnaast kunt u posters of papers (laten) publiceren (door derden). Uw deelnemers kunnen deze stukken beoordelen, feedback geven of juist afspraken met de auteurs inplannen om verder op de inhoud in te gaan. Met behulp van deze gegevens kunt u de connecties en ideeën in kaart brengen. Stel daarbij de vraag: wat zou het kosten om deze connecties op een andere manier tot stand te laten komen en wat levert het uiteindelijk op?

Overdracht van kennis en verandering in houding en gedrag
Uiteraard zet u een vakbekwame spreker in om de informatie op uw doelgroep over te brengen. Maar hoe houdt u de aandacht van het publiek vast na een lange dag? En hoe kunt u dit meten? Door het beantwoorden van stemvragen betrekt u deelnemers op actieve wijze bij uw presentatie. Hiermee genereert u waardevolle input: doormiddel van pre- en posttests meet u de toename van kennis en verandering in gedrag. Daarnaast kunnen deelnemers tijdens een voordracht digitaal vragen stellen aan de spreker of feedback geven. Door de rest van het publiek de gestelde vragen te laten liken, wordt u niet alleen geholpen in het bepalen van de relevantie, maar het toont ook de betrokkenheid van uw publiek aan. Ook de inzet van (push)evaluaties bij (sub)sessies leidt tot waardevolle data. Al deze data helpt u uiteindelijk bij het bepalen van de impact van de informatie. Stel daarbij de vraag: Hoeveel tijd en geld zou er nodig zijn, om deze resultaten op een andere manier te behalen? Welke winst levert het resultaat op?

Meer ROI…
Wanneer u uw doelstelling en de gewenste impact heeft vastgesteld, zult u merken dat waardevolle data u helpt in het meten van de ROI. Maar deze data stelt u ook in staat om, op basis van (demografische) rapportages, uw doelgroep beter te leren kennen en de toekomstige communicatie gerichter in te zetten.
Door het gebruik van RFID-badges is het mogelijk om uw deelnemers digitaal te registreren. Uw deelnemers kunnen bij aankomst inloggen op hun persoonlijke congres app. Zij beantwoorden stemvragen, registreren deelname aan (sub)sessies, leggen contacten, stellen vragen aan de spreker en vragen informatiepakketten op. Al deze data ondersteunt u in de evaluatie van uw congres en geeft waardevolle informatie over uw doelgroep.

Terug naar nieuws